Dans les PME, il n’est pas rare que le technicien soit à la fois sur le terrain et responsable. Il doit ainsi gérer les interventions, la planification, les commandes de pièces, le choix des sous-traitants, son outillage et parfois celui de la prod'… Un vrai couteau suisse !

Toutefois, c’est un exercice qui demande à la fois de la discipline et de la souplesse. Car nous avons tous connu cela : une intervention prévue depuis des semaines annulée à la dernière minute, une journée que l’on pensait tranquille qui se transforme en chemin de croix en raison d’une panne tout droit sortie des entrailles d’une machine datant de la fin de la guerre…

Le planning que l’on s’est fixé le vendredi avant de profiter du weekend peut se retrouver chambouler dès le lundi 8h. Un dicton militaire l’illustre d’ailleurs très bien : « Aucun plan ne résiste au premier contact avec l'ennemi. »

Pour autant, doit-on en conclure que le mieux est de se laisser porter par la vague ? A mon sens, surtout pas !

Vous êtes technicien nouvellement en poste et seul en PME ? Vous êtes débordés par votre organisation ? Vous avez l’impression de devoir nager à contre-courant sans jamais pouvoir réellement respirer ? Alors cet article est pour vous. Ensemble, nous allons voir quelques astuces pour garder l’ascendant sur la situation et ne pas se laisser déborder.

1/ LES CRENEAUX BLOQUES

Ceux qui ont déjà travailler en PME le savent : le temps est notre pire ennemi. La production peut changer du tout au tout en une seule commande et une machine disponible depuis des semaines peut se retrouver bloquée par la production pour des jours entiers. Et inversement. Pour organiser les préventif, surtout de niveau 3 et 4 qui demandent du temps, c’est un cauchemar. Alors que faire ?

L’une des solutions, qui n’est pas miracle attention, c’est de bloquer des créneaux d’une heure ou deux plusieurs fois dans la semaine pour vous permettre de faire « l’administratif » : les commandes de pièces, les rdv fournisseurs, la mise à jour de la GMAO, les plans pour les amélioratifs… On le sait, ce sont des tâches qui demandent du calme et de la concentration.

En instaurant un « sanctuaire », vous envoyez un message clair au reste de l’équipe : vous n’êtes disponibles que pour les réelles urgences et pas les réunions sur le choix du papier peint en salle de pause ou les pannes non-bloquantes.

Ces créneaux bloqués, dans l’idéal, ne doivent pas excéder 2h. C’est largement suffisant pour vous avancer sur les tâches de bureau pures et suffisamment court pour ne pas envoyer le message comme quoi vous n’êtes jamais disponible.

En règle générale, les équipes de production le comprennent très bien et respectent cela (à condition que vous-même vous vous y teniez). Le plus compliqué est de le faire comprendre à la direction qui, on peut le dire, a toujours tendance à faire fi des plannings des autres. A vous donc de vous « imposer » en douceur et en faisant bien comprendre que ce temps bloqué n’est pas pour vous la couler douce mais agit bien en catalyseur de toutes vos activités de terrain.

2/LE DEBRAYAGE

Ce petit terme maison, je l’utilise depuis quelques années. Quant à l’habitude en elle-même, je la suis depuis que je suis mécanicien.

Débrayage, ce n’est pas poser le transat à l’atelier, faire une sieste digestive et attendre 17h pour plier les gaules.

Ce que j’appelle le débrayage, c’est une demi-journée, idéalement le vendredi après-midi, où paradoxalement vous ne planifiez rien. Pas d’intervention (sauf urgences), pas de préventif, pas d’administratif.

A la place, vous en profitez pour ranger l’atelier, mettre au propre votre servante, préparer vos interventions de la semaine suivante en mettant pièces et composants dans un box repéré…

Cela peut paraître contre-intuitif mais en fait, ce temps off va vous permettre de prendre du recul et justement, avoir la tête en dehors de l’eau.

Par expérience, c’est durant ce temps calme que vous allez trouver une idée, vous rendre compte qu’il vous manque tel ou tel chose, vous dire que vous pouvez décaler telle intervention…

3/LE PLANNING GLISSANT

À mon sens, vouloir se caler un planning au quart d’heure près est une hérésie, surtout en PME où comme nous l’avons vu, les changements de production sont la norme.

C’est là que le pas de côté est important et que votre expertise prend tout son sens. Une machine a toujours une certaine fourchette pour un entretien. On peut parfaitement le décaler avant ou après sans vraiment d’incidence. Vouloir a tout prix faire une 500h ou un mensuel à un moment très précis est donc inutile. Cela va même plus vous fatiguer mentalement qu’autre chose.

Plutôt qu’une liste figée et des créneaux rigides, privilégiez plutôt une liste « modulable » et des créneaux possibles.

Exemple : une machine est à l’arrêt pour quelques heures durant la semaine mais il manque 30h pour atteindre le déclenchement du préventif. N’hésitez alors pas à avancer le préventif pour vous saisir du créneau.

Cela demande une certaine gymnastique d’esprit et très vite, une bonne GMAO devient essentielle. Excel est un super outil quand il est bien configuré et pour des structures modestes. Mais passé une vingtaine de machines un tant soit peu complexes, le passage à une GMAO dédiée n’est plus un gadget mais un indispensable.

Impliquer la production est également essentiel, même si je sais parfaitement que la guéguerre entre maintenance et production est parfois tenace. Instaurer un planning partagé peut être une bonne idée si la production joue le jeu car comme nous le savons, la maintenance a tendance à faire office de fusible en cas de changement de planning.

4/PRIORISATION ET AMDEC ADAPTE

L’être humain n’ayant pas encore la possibilité de se dédoubler, un technicien est très régulièrement appelé à résoudre deux (voir même plus) pannes en simultanée. C’est ce qui fait le sel du métier, d’ailleurs !

Quoi que peuvent en dire les directeurs, responsables de production et autre, la règle est simple en maintenance avec dans l’ordre des priorités : SECURITE-PRODUCTION-CONFORT. Et ce, quelle qu’en soit l’importance de la machine.

Rien qu’en appliquant cette règle d’or, vous allez pouvoir filtrer bon nombre de cas. Un exemple : vous êtes appelés pour un éclairage défectueux dans la cabine d’une machine importante & pour un câble arraché sur une machine peu utilisée. La priorité sera donc la sécurité car le câble arraché représente un risque direct.

Mais la maintenance étant un milieu assez taquin, vous aurez également à choisir entre deux machines présentant le même type de panne (généralement lié à l’aspect production).

En cela, prendre le temps de réaliser une étude de type AMDEC avec des critères simples et facilement évaluables (redondance, impact sur la production en cas de panne, disponibilité des pièces, état de la documentation). Pour ce faire, n’étant pas un spécialiste, je vous invite à consulter les articles traitant le sujet et disponibles sur la plateforme.

Une fois cette étude réalisée, vous allez vous rendre compte que trancher entre deux pannes sera non seulement plus facile, mais en plus vous aurez une base solide à montrer en cas de désaccord avec la production.

5/ TPM & MAINTENANCE 1ER NIVEAU

Dérivé du Total Productive Maintenance, le 1er niveau est l’exécution des tâches de maintenance simples et ne nécessitant aucun ou peu d’outils.

En quoi cela peut vous concerner ? Faisons une simple démonstration mathématique.

Admettons que vous avez 30 machines dans votre parc. Ces 30 machines ont UNE seule tâche préventive hebdomadaire d’environ 10 minutes chacune (un nettoyage/graissage, par exemple)

(30 machines X 10 minutes) / 60 = 5 heures

En théorie, donc, vous devez consacrer la majeure partie d’une journée pour un simple nettoyage/graissage. Ce qui est énorme ! Et cela, c’est dans une situation optimale et théorique (car nous n’avons pas pris en compte les temps annexes) où toutes les machines sont disponibles en même temps. Ces 5H et + sont donc éparpillées dans votre planning et même s’ils sont nécessaires, sont éminemment chronophages.

Et il ne s’agit que d’une seule tâche…

C’est là que la M1N (Maintenance 1er niveau) peut devenir intéressante. En formant opérateurs et chefs d’équipe aux tâches de maintenance simples et en intégrant ces maintenances régulières aux plannings de production, les effets sont très rapidement observables et bénéfiques :

·        Préventifs réellement réalisés car seul pour faire 30 machines de façon régulière, c’est mission impossible.

·        Opérateurs beaucoup plus impliqués et plus à même de faire remonter des informations, évitant ainsi de futures pannes bloquantes.

·        Du temps dégagé qui peut être utilisé pour des tâches où vous avez une réelle plus-value à apporter (améliorations, pannes complexes…)

6/ PRENDRE LE TEMPS D’ANTICIPER

Sûrement la chose la plus complexe, anticiper sur l’activité est une condition sine qua non pour garder la main sur votre service. C’est ce qui fait même la différence entre un service réactif et un service proactif.

Durant vos temps off ou vos créneaux bloqués, prenez toujours quelques minutes pour consulter votre GMAO afin d’anticiper les gros entretiens, ceux qui nécessitent pièces et éventuellement l’appel à un sous-traitant.

Avoir une vision à long terme de ce qui vous attend, c’est passer du subir et du pompier à l’anticipation et la proactivité.

N’hésitez pas à vous faire un planning, forcément théorique, des interventions lourdes qui vous attendent dans l’année. L’idéal, afin de ne pas polluer ce planning (qui peut être sous Excel ou sous forme de tableau physique), est de n’afficher qu’à partir des entretiens mensuels, voir trimestriels ou équivalents.

Et enfin, n’hésitez pas à ce que l’on vous communique le planning de production. C’est ce qui va vous donner le tempo pour vous organiser durant votre semaine ou votre mois !  

Etre seul à la barre d'une tâche aussi ardue que la maintenance d'un parc est à la fois stimulant et très prenant. Il est facile de se sentir surmené et submergé par l'ampleur de la tâche.

J'espère donc que ces quelques conseils vous aideront au quotidien